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修正依頼/管理システム「トコトン」の使い方

KNOWLEDGE

2018.04.17 Tue

弊社ではこの度、保守契約をいただいているお客様とのコミュニケーションをさらに円滑に行い、双方の手間を削減するため、
保守管理システム「トコトン」を採用いたしました。

ご要望をいただいたお客様から順次ご案内させていただいておりますので、まずはこのページをよくお読みいただき、進めていただけますと幸いです。

※基本的に、ご案内後の修正のご依頼やご相談は、全てトコトンでの受付となりますのでご注意ください。
※保守費用でのご対応内容は、詳しくは【
保守契約のサービス内容と対応範囲についてをご覧ください。

この記事の目次

  1. トコトンへのログイン方法
  2. 新規案件の依頼方法
  3. 依頼を進行する方法
  4. 他の担当者を追加する方法

1:トコトンへのログイン方法

【ログイン画面】にアクセスします。(ログイン情報は弊社からメールでご案内いたします。)

https://www.tokoton2.com/web/auth/login

  1. 【ユーザーID】メールでお送りした内容を入力ください。
  2. 【パスワード】メールでお送りした内容を入力ください。
  3. 【ログイン】ボタンを押してください。

初回のみ、【パスワード変更画面】が表示されます。

  1. 【現在のパスワード】メールでお送りしたパスワードを入力ください。
  2. 【新しいパスワード】ご自分で今後使用する新パスワードを入力ください。(必ずご自身で保管ください)
  3. 【新しいパスワード(確認)】新パスワードをもう一度入力ください。(必ずご自身で保管ください)

【管理画面】が表示されました。

この画面から、新たな修正のご依頼や、進行中の依頼を確認いただけます。

2:新規案件の依頼方法

新たに修正のご依頼や、ご相談がある場合、「トコトン」システムから新規依頼を作成します。
※管理画面に電話番号の表示がありますが、
 基本的にお電話でのご依頼は受け付けておりませんのでご注意ください。

【管理画面TOP】を表示します。

  1. 【新規依頼】ボタンをクリックしてください。

【新規依頼の登録画面】を表示させます。

  1. 【公開希望日】希望なので、必ず指定日時に対応できるというお約束ではございません。
  2. 【件名】修正の件名を入力ください。
  3. 【依頼内容】
    ・・・公開日の指定があるか
    ・・・デモでのご確認が必要か(有償)
    ・・など、修正の概要をご入力ください。
  4. 【画面メモ】修正の詳しい内容は、この「画面メモ」機能を使用すると非常に便利です!
  5. 【添付ファイル】修正に必要なファイルをアップロードください。
  6. 【依頼関係者】他の方に通知されたい場合、チェックを入れてください。
  7. 【依頼を登録する】をクリックしてください。

依頼が登録され、【依頼の進行画面】が表示されました。

この画面から、完了までのやりとりを行ってまいります。
お返事するまで少々お待ちください。

3:依頼を進行する方法

依頼いただいた修正は、チャット形式でやりとりを行うことができます。
弊社がチャットでコメントをした場合、お客様のメールアドレスに通知メールが飛びます。

※トコトンからの通知メールに返信をしても、エラーになりますので、ご注意ください。

トコトンにログインし、【依頼の進行画面】にアクセスします。

  1. コメントをしたい場合は、赤い「+(プラス)」マークを押します。

【コメント入力画面】で、コメントを入力します。

  1. 【コメント】ここに内容を記入します。「画面メモ」「添付ファイル」も都度使用する事が可能です。
  2. 【コメント追加】ボタンを押します。

【依頼の進行画面】で、あなたのコメントが追加されました。

コメントが投稿されました。
このような形で、チャット形式で依頼を進行していき、完了に持っていきます。

4:他の担当者を追加する方法

あなたの会社の他の方を追加する方法を紹介します。

トコトンにログインし、【管理画面】を表示させます。

  1. 【アカウント管理】ボタンを押します。

【アカウント管理画面】を表示させます。

  1. 【アカウント一覧】メニューをクリックします。
  2. 【新規アカウント登録】ボタンをクリックします。

【アカウント登録画面】でアカウント情報を入力します。

  1. 【ユーザーID】英数字と数字で、5文字以上の文字列を指定してください。
    ・・※ログインに使用しますので、必ずご自身で保管ください。
    ・・※既に使われているIDは指定できません。
  2. 【名前】担当者様のお名前を入力ください。
  3. 【名前(カナ)】担当者様のフリガナを入力ください。
  4. 【電話番号】お電話番号は携帯でも、会社のご連絡先でも結構です。
  5. 【メールアドレス】担当者様のメールアドレスを入力ください。
  6. 【アカウント登録】ボタンをクリックしてください。

【アカウント詳細画面】が表示され、完了されます。

  1. 登録したご担当者様のメールアドレスに、【ログインのご案内メール】が送られます。
  2. 案内メールが来ましたら、ご覧になっているこのページの【1:ログイン方法】を参考に、初回ログインをお願いいたします。

 

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